Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 3 septembre 2026

Cette page décrit comment l'association BFS-35HZ collecte et utilise les données personnelles sur la plateforme Gestion Events, l'outil interne utilisé pour organiser ses événements (planning, équipes et bénévoles, prestataires, budget, communication…).

Responsable du traitement

BFS-35HZ, association organisatrice d'événements. Pour toute question relative à vos données : contact@bfs-35hz.com.

Qui a accès à la plateforme

Il n'y a pas d'inscription libre : un compte n'est créé que par un administrateur de l'association, pour les membres, organisateurs, chefs d'équipe et bénévoles impliqués dans un événement.

Données que nous collectons

• Comptes utilisateurs : nom, prénom, email, téléphone, mot de passe (jamais stocké en clair), historique de connexion.
• Vivier de bénévoles : nom, prénom, année de naissance, email, téléphone, compétences, allergies éventuelles — issues du formulaire d'inscription bénévole (synchronisées depuis un fichier Google Sheets dédié).
• Équipes d'un événement (roster) : nom, téléphone, email, rôle, créneaux et affectations, y compris pour des personnes sans compte sur la plateforme.
• Données financières d'un événement : budget, ventes de billetterie, transactions de bar et de caisse — sans lien avec un moyen de paiement personnel des bénévoles ou du public.
• Documents déposés : devis, factures, contrats, fiches techniques, plans — associés au projet, au prestataire ou à l'artiste concerné.
• Communication : contenu et statistiques (likes, vues, commentaires) des publications réseaux sociaux planifiées depuis l'outil.
• Cookies techniques : un cookie de session (connexion) et un jeton anti-falsification (CSRF), tous deux strictement nécessaires au fonctionnement du site — aucun cookie publicitaire ou de mesure d'audience tiers.

Pourquoi nous les utilisons

Uniquement pour organiser les événements de l'association : coordonner les équipes et bénévoles, suivre le budget et la billetterie, gérer les prestataires et artistes, planifier la communication, et conserver les documents associés. Ces traitements reposent sur l'intérêt légitime de l'association à organiser ses événements et sur l'engagement bénévole ou professionnel de la personne concernée.

Avec qui ces données sont partagées

Certaines fonctionnalités s'appuient sur des services tiers, uniquement pour les données strictement nécessaires à ce service :

• Google (Drive, Agenda, Sheets) : stockage des documents et médias, calendrier partagé des publications, synchronisation du vivier de bénévoles.
• Meta (Facebook/Instagram) : uniquement pour relever les statistiques d'une publication déjà postée par l'association elle-même.
• Shotgun / HelloAsso : plateformes de billetterie externes, pour synchroniser les ventes de billets.
• SumUp : relevé des transactions de paiement par carte lors d'un événement.
• Anthropic (Claude) : extraction assistée par IA d'informations depuis un document déposé (devis, facture…), toujours proposée puis validée par un humain avant d'être enregistrée.
• OVH : hébergement du serveur et envoi des emails (rappels, invitations de compte).

Ces prestataires n'accèdent qu'aux données nécessaires à leur fonction et ne sont pas autorisés à les réutiliser à d'autres fins. Aucune donnée n'est vendue ni utilisée à des fins publicitaires.

Durée de conservation

Les données d'un événement sont conservées le temps nécessaire à son organisation, son suivi financier et administratif, puis archivées avec le projet. Un compte ou une fiche du vivier de bénévoles peut être supprimé à tout moment sur simple demande.

Sécurité

L'accès à la plateforme nécessite une authentification, et les droits de chaque compte sont limités selon son rôle (lecture, écriture, ou aucun accès, module par module). Les mots de passe sont hachés, et les identifiants des services externes connectés (Google, Meta…) sont chiffrés en base de données.

Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition sur vos données, ainsi que d'un droit à la portabilité. Pour l'exercer, contactez contact@bfs-35hz.com. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

← Retour à la connexion